Положение об отделе

Приложение
к распоряжению
Администрации города Когалыма
от 05.08.2016 №124-р

Положение
об архивном отделе Администрации города Когалыма

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архивном отделе Администрации города Когалыма (далее - Положение) устанавливает порядок организации и ведения работы в архивном отделе Администрации города Когалыма (далее - Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Администрации города Когалыма без прав юридического лица, подчиняется главе города Когалыма и действует под непосредственным руководством заместителя главы города Когалыма, курирующего деятельность Отдела.

1.3. Отдел осуществляет реализацию полномочий Администрации города Когалыма по формированию и содержанию муниципального архива.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законами Ханты- Мансийского автономного округа - Югры, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Когалыма, решениями Думы города Когалыма, постановлениями и распоряжениями Администрации города Когалыма, настоящим Положением и иными правовыми актами.

1.5. Положение об Отделе утверждается распоряжением Администрации города Когалыма.

1.6. Отдел взаимодействует с другими структурными подразделениями Администрации города Когалыма в порядке делопроизводства, установленном в Администрации города Когалыма, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными унитарными предприятиями, включая казенные, и муниципальными учреждениями, а также другими организациями города Когалыма в пределах своей компетенции.

Отдел взаимодействует со Службой по делам архивов Ханты- Мансийского автономного округа - Югры (далее - Архивная служба автономного округа) в целях соблюдения в городе Когалыме федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности Отдела осуществляется за счет средств бюджета города Когалыма.

1.8. Финансовое обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся в городе Когалыме, осуществляется за счет субвенций, предоставляемых муниципальному образованию из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на очередной финансовый год и на плановый период.

1.9. Работники отдела принимаются на работу и увольняются в установленном порядке главой города Когалыма по представлению начальника отдела и согласованию с заместителем главы города Когалыма, курирующим деятельность отдела

1.10. Структура Отдела в графическом изображении изложена в приложении 1 к настоящему Положению.

1.11. Отдел имеет бланк со своим наименованием, печать и штампы с согласно приложениям 2, 3 к настоящему Положению.

1.12. Отдел осуществляет управление архивным делом в городе Когалыме.

1.13. Местонахождение Отдела: 628486, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Когалым, улица Мира, дом 22.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Реализация полномочий муниципального образования город Когалым по формированию и содержанию муниципального архива, в том числе:

2.1.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления города Когалыма;

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений города Когалыма (далее - муниципальные организации).

2.1.2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Когалыма, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований Российской Федерации.

2.2. Реализация отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города Когалыма.

2.3. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к частной собственности, поступивших на хранение в Отдел.

3. Функции Отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. В области управления архивным делом в городе Когалыме:

3.1.1. разрабатывает проекты муниципальных правовых актов города Когалыма по вопросам архивного дела;

3.1.2. готовит предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе;

3.1.3. информирует заместителя главы города Когалыма, курирующего деятельность Отдела, о нарушении законодательства в области архивного дела;

3.1.4. представляет в Архивную службу автономного округа планы, отчеты и информации по вопросам основной деятельности Отдела.

3.1.5. участвует:

- в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Когалыма, в собственность Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных образований Российской Федерации;

- в работе коллегиальных органов, в проведении совещаний-семинаров в области архивного дела.

3.2. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:

3.2.1. обеспечивает постоянное хранение архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в Отделе;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей действующих органов местного самоуправления города Когалыма, муниципальных организаций города Когалыма;

- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность города Когалыма, в том числе личного происхождения, фотодокументы, отображающие их прошлое и настоящее.

3.2.2. обеспечивает временное хранение:

- архивных документов по личному составу ликвидированных без правопреемников организаций и хранящихся в Отделе;

- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций города Когалыма, индивидуальных предпринимателей города Когалыма без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, принятых на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и Администрацией города Когалыма;

- архивных документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций города Когалыма;

- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.2.3. обеспечивает хранение архивных документов, дополняющих архивные фонды Отдела:

- учетных документов, методических материалов, архивных справочников и других материалов, необходимых Отделу для применения в практической работе;

- печатных, иллюстративных и других материалов.

3.2.4. проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в Отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

3.2.5. проверяет наличие и состояние архивных документов, хранящихся в отделе, организует учет и розыск необнаруженных дел.

3.2.6. контролирует техническое и физико-химическое состояние архивных документов, хранящихся в Отделе, выявляет архивные документы с повреждениями материальных носителей и текстов.

3.2.7. контролирует сохранность выданных из архивохранилищ Отдела архивных документов, осуществляет мероприятия по возвращению архивных документов в архивохранилища Отдела.

3.2.8 осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в Отделе.

3.2.9. предоставляет установленные сведения в Архивную службу автономного округа.

3.2.10. ведет учетную базу данных «Архивный фонд».

3.3. В области организации комплектования (формирования) Отдела архивными документами:

3.3.1. разрабатывает и по согласованию с Архивной службой автономного округа, представляет на утверждение заместителю главы города Когалыма, курирующему деятельность отдела, списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования Отдела; ведёт систематическую работу по уточнению этих списков.

3.3.2. проводит в установленном порядке отбор и прием в Отдел:

- документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, организаций - источников комплектования отдела;

- фото-, фоно- и видеодокументов, отражающих историю города Когалыма;

- архивных документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления города Когалыма, муниципальных организаций;

- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций города Когалыма, индивидуальных предпринимателей города Когалыма без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и Администрацией города Когалыма;

- осуществляет проверку правильности формирования дел, их научно­технической обработки.

3.4. В области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования Отдела в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете документов:

3.4.1. рассматривает и предоставляет на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы автономного округа описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования Отдела, номенклатуры дел;

3.4.2. взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования Отдела в форме методической и практической помощи;

3.4.3. оказывает методическую помощь ликвидируемым без правопреемников организациям города Когалыма в подготовке документов по личному составу для передачи на долговременное хранение в Отдел.

3.5. В области организации использования архивных документов:

3.5.1. информирует граждан, органы государственной власти Ханты- Мансийского автономного округа - Югры и местного самоуправления города Когалыма, муниципальные учреждения, предприятия, общественные объединения, иные организации города Когалыма о составе и содержании архивных документов Отдела по актуальной тематике в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

3.5.2. исполняет запросы тематического и социально-правового характера, выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки в сроки, установленные Административным регламентом предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», утвержденный постановлением Администрации города Когалыма от 08.04.2016 №982;

3.5.3. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.

3.5.4. организует:

- работу пользователей с архивными документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, относящимися к частной собственности, поступившими на хранение в Отдел, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну;

- подготовку материалов для средств массовой информации;

- документальные выставки, проведение экскурсий по отделу;

- информирование о документах Отдела через средства массовой информации;

- прием юридических и физических лиц, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.6. Разрабатывает и представляет в установленном порядке:

- предложения к проекту бюджета города Когалыма о расходах на содержание Отдела;

- предложения о расходах субвенций, выделенных из окружного бюджета на выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.7. Составляет планы работы и отчеты Отдела о проделанной работе.

4. Права Отдела

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, учета, использования архивных фондов и архивных документов имеет право:

4.1. Вносить на рассмотрение заместителю главы города Когалыма предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов муниципальных организаций.

4.2. Представлять Администрацию города Когалыма во всех компетентных органах по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации города Когалыма, органов местного самоуправления города Когалыма, органов государственной власти Ханты- Мансийского автономного округа - Югры, организаций, граждан материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на Отдел.

4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых Администрацией города Когалыма.

4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования Отдела.

4.6. На осуществление финансирования и материально-технического обеспечения Отдела, в том числе обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда специалистам отдела, за счет средств бюджета города Когалыма и субвенций, предоставляемых муниципальному образованию город Когалым из бюджета автономного округа по исполнению отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты - Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города Когалыма на очередной финансовый год и на плановый период.

5. Организация работы Отдела

5.1. По вопросам комплектования, обеспечения сохранности, учета, использования архивных документов и архивных фондов, материально­технического обеспечения Отдела могут издаваться муниципальные правовые акты города Когалыма.

5.2. Штатное расписание Отдела утверждается распоряжением Администрации города Когалыма

5.3. Отдел возглавляет начальник, права и обязанности которого, определены должностной инструкцией.

5.4. В период временного отсутствия начальника Отдела (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности исполняет ведущий специалист Отдела, назначенный начальником Отдела, с письменного согласия, ведущего специалиста Отдела в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

5.5. Начальник Отдела:

- обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью Отдела;

- осуществляет подготовку предложений по структуре и штатному расписанию Отдела;

- осуществляет подготовку и представление на утверждение главе Администрации города Когалыма по согласованию с заместителем главы города Когалыма, курирующим деятельность Отдела проекты муниципальных правовых актов, касающихся деятельности Отдела;

- вносит предложения по поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников Отдела.

- определяет полномочия и распределяет обязанности между работниками Отдела;

- проводит совещания по вопросам деятельности Отдела;

- осуществляет иные функции и полномочия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации,

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами.

5.6. Должностные инструкции работников Отдела утверждаются заместителем главы города Когалыма, курирующим деятельность Отдела.

6. Ответственность Отдела

6.1. Работники Отдела несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации:

6.1.1. за ненадлежащее исполнение в своей работе функций, задач Отдела, а также исполняемых должностных обязанностей;

6.1.2. за несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, нормативно-правовых актов города Когалыма;

6.1.3. за неправильное применение действующего законодательства Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по вопросам архивного дела;

6.1.4. за некачественное и несвоевременное исполнение запросов социально-правового и тематического характера, несвоевременное предоставление пользователям информации, её неполноту и недостоверность;

6.1.5. за несвоевременное предоставление и предоставление недостоверной информации, отчетности;

6.1.6. за невыполнение постановлений, распоряжений Администрации города Когалыма, поручений заместителя главы Администрации города Когалыма, начальника отдела в рамках деятельности отдела;

6.1.7. за нарушение трудовой дисциплины;

6.1.8. за сохранность служебной и иной конфиденциальной информации, ставшей известной при исполнении должностных обязанностей;

6.1.9. за обеспечение сохранности переданных им для работы документов, материалов, проектов и иной документации, поступающих в

Отдел или исходящих из Отдела в порядке осуществления его задач и функций.

6.2. Персональную ответственность за деятельность Отдела несёт начальник отдела.

6.3. Порядок привлечения к ответственности специалистов Отдела определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7. Заключительные положения

7.1. Ликвидация и реорганизация Отдела осуществляется в установленном порядке решением Думы города Когалыма.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации