Полномочия

Приложение

к распоряжению Администрации

города Когалыма

Положение

об отделе записи актов гражданского состояния

Администрации города Когалыма

1.                 Общие положения

1.1. Положение об отделе записи актов гражданского состояния Администрации города Когалыма (далее – Положение) устанавливает порядок организации и ведения работы в отделе записи актов гражданского состояния Администрации города Когалыма (далее – Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Администрации города Когалыма. Деятельность Отдела курирует заместитель главы города Когалыма.

1.3. Отдел не наделен правами юридического лица. Финансирование расходов на содержание Отдела формируется за счет средств субвенций из федерального бюджета и средств бюджета Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

1.4. Отдел создан с целью обеспечения исполнения государственных полномочий в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется общепризнанными принципами и нормами международного права, Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Когалыма, муниципальными правовыми актами, настоящим Положением.

Положение об Отделе утверждается распоряжением Администрации города Когалыма.

1.6. Отдел взаимодействует с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, со структурными подразделениями Администрации города Когалыма, правоохранительными органами, организациями и гражданами.

1.7. Должностные лица Отдела принимаются на работу и увольняются в установленном действующим законодательством Российской Федерации порядке на основании распоряжения Администрации города Когалыма.

1.8. Отдел имеет бланк письма, печати и штампы согласно приложениям 2, 3 к настоящему Положению.

1.9. Место нахождения Отдела: 628481, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, город Когалым, улица Дружбы Народов, дом 9.

1.10. Уполномоченным органом по координации деятельности Отдела является Управление записи актов гражданского состояния Департамента административного обеспечения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Управление ЗАГС).

2.                      Основные задачи Отдела

2.1.               Основными задачами Отдела являются:

2.1.1.         Осуществление в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации государственной регистрации актов гражданского состояния.

2.1.2.         Исполнение международных обязательств Российской Федерации в части истребования документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территорий иностранных государств и подготовка ответов на запросы компетентных органов иностранных государств в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, и международными договорами.

2.1.3.         Формирование, хранение и использование архивного фонда записей актов гражданского состояния.

3. Основные функции Отдела

3.1.           Отдел в соответствии с возложенными на него задачами и переданными государственными полномочиями выполняет следующие функции:

3.1.1. Обеспечивает своевременную и полную государственную регистрацию актов гражданского состояния.

3.1.2. Производит внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния. Восстанавливает, аннулирует записи актов гражданского состояния.

3.1.3. Формирует архивный фонд составленных записей актов гражданского состояния на бумажном носителе, обеспечивает его обработку, учет и надлежащие условия хранения.

3.1.4. Осуществляет выдачу повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.5. Обеспечивает принятие мер по защите информации, информационных ресурсов, систем персональных данных в пределах своей компетенции.

3.1.6. Осуществляет учёт, хранение и отчётность о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.7. Составляет и передает статистическую отчетность в Управление ЗАГС.

3.1.8. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по совершенствованию организации труда, повышению уровня обслуживания населения путем автоматизации деятельности отдела.

3.1.9. Обеспечивает организационную работу по исполнению международных обязательств Российской Федерации в части истребования документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территорий иностранных государств в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам.

3.1.10. Взаимодействует с органами юстиции, внутренних дел, социальной защиты населения, федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере официального статистического учета, органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, военным комиссариатом и другими организациями по вопросам деятельности органов записи актов гражданского состояния.

3.1.11. Предоставляет необходимую для сведения населения информацию о деятельности Отдела на официальном сайте органов местного самоуправления города Когалыма и в социальных сетях Администрации города Когалыма.

3.1.12. Осуществляет разъяснение действующего законодательства о порядке государственной регистрации записи актов гражданского состояния при обращении граждан в Отдел и через средства массовой информации.

3.1.13. Обеспечивает торжественную обстановку государственной регистрации заключения брака по желанию лиц, вступающих в брак.

3.1.14. Для реализации переданных государственных полномочий Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством об актах гражданского состояния и принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.15. Изучает и обобщает практику применения действующего законодательства по регистрации актов гражданского состояния.

4.      Права и обязанности Отдела

4.1.               В рамках своей компетенции Отдел вправе:

- запрашивать и получать на основании мотивированного запроса в письменной форме информацию, документы, необходимые для исполнения переданных государственных полномочий, получать разъяснения и методические рекомендации по вопросам осуществления переданных государственных полномочий Российской Федерации;

- запрашивать из органов записи актов гражданского состояния муниципальных образований Российской Федерации, иностранных государств сведения и документы, необходимые для подготовки и оформления дел по перемене имени, по внесению исправлений и изменений в записи о государственной регистрации актов гражданского состояния граждан Российской Федерации и граждан иностранных государств;

- получать от граждан необходимые документы для осуществления государственной регистрации актов гражданского состояния и внесения исправлений, изменений в акты гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;

- давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела;

- получать сведения о поступивших средствах из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, предназначенных для финансирования переданных государственных полномочий;

- в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Отдел может осуществлять иные права.

4.2. Отдел обязан:

- выполнять функции, входящие в компетенцию Отдела;

- представлять в Управление ЗАГС отчеты об исполнении переданных им отдельных государственных полномочий в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и о расходах, связанных с выполнением переданных им отдельных государственных полномочий в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, источником финансового обеспечения которых являются субвенции;

- обеспечивать сохранность документации и соблюдение конфиденциальности информации, полученных при осуществлении возложенных на Отдел функций;

- соблюдать правила хранения и порядок использования печати, штампов, бланков Отдела.

5.      Организация деятельности Отдела

5.1.           Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Когалыма. Отдел состоит из начальника отдела, специалиста-эксперта, главного специалиста и ведущего специалиста. Структура Отдела в графическом изображении изложена в приложении 1 к настоящему Положению.

5.2.           Начальник Отдела:

- организует работу Отдела, вносит предложения по поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на должностных лиц Отдела;

- разрабатывает должностные инструкции должностных лиц Отдела;

- иные полномочия, предусмотренные настоящим Положением и должностной инструкцией начальника Отдела.

5.3. В период временного отсутствия начальника Отдела (командировка, отпуск, больничный) его полномочия осуществляет должностное лицо Отдела, назначенное на основании Распоряжения Администрации города Когалыма в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

5.4. Должностные лица Отдела выполняют свои обязанности и функции в соответствии с должностными инструкциями.

6. Ответственность Отдела

6.1. Начальник Отдела несет ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, за несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации, сохранность документов, находящихся в ведении Отдела, за разглашение служебной информации, состояние трудовой дисциплины.

6.2. За достоверность информации в документах, подготовленных должностными лицами Отдела.

Должностные лица Отдела несут ответственность в установленном законом порядке:

- за ненадлежащее исполнение в своей работе функций и задач Отдела, а также исполняемых ими поручений и должностных обязанностей;

- за нарушение требований о неразглашении информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, полученную в ходе осуществления своих полномочий;

- за обеспечение сохранности переданных им для работы бланков свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния, документов, материалов, а также документов, поступающих в Отдел или исходящих из Отдела в порядке осуществления его задач и функций.