Положение об управлении

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, устанавливает порядок организации и ведения работы, компетенцию управления по общим вопросам Администрации города Когалыма (далее по тексту - Управление).
1.2. Управление является структурным подразделением Администрации города Когалыма, подчиняется Главе города Когалыма и действует под руководством заместителя Главы города Когалыма, курирующего деятельность Управления.
1.3. Управление в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, постановлениями и распоряжениями Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, нормативными правовыми актами и методическими материалами по хозяйственному обслуживанию, Уставом города Когалыма, решениями Думы города Когалыма, постановлениями и распоряжениями Администрации города Когалыма, и настоящим Положением.
1.4. Для осуществления своих полномочий Управление имеет:
1.4.1. бланк со своим наименованием согласно приложению 1 к настоящему Положению;
1.4.2. печати и штампы Управления и отделов в составе Управления согласно приложению 2 к настоящему Положению;
1.5. Для осуществления полномочий Главы города Когалыма и заместителей Главы города Когалыма имеет печати согласно приложению 3 к настоящему Положению.
1.6. Работники Управления принимаются на работу и увольняются в установленном законодательством Российской Федерации порядке по представлению начальника управления и согласованию с заместителем Главы города Когалыма, курирующего работу Управления.

2. Цели Управления

2.1. Реализация действующего законодательства в области муниципальной службы, кадров, организационных вопросов.
2.2. Выполнение функциональных обязанностей в сфере кадровой работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
2.3. Разработка нормативных правовых актов по вопросам организации и прохождения муниципальной службы.
2.4. Осуществление организационно-координирующих функций за организацией документооборота и контроля за исполнением документов.
2.5. Обеспечение организационно-координирующих функций по обращениям граждан в Администрации города Когалыма.
2.6. Регистрация и рассылка постановлений и распоряжений Администрации города Когалыма.
2.7. Проверка и оформление наградных материалов и их вручение.
2.8. Формирование делегаций от муниципального образования, а также организация приёма и размещения гостей.
2.9. Организация дополнительного пенсионного обеспечения за выслугу лет лиц, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы.
2.10. Предоставление социальной поддержки гражданам, удостоенным звания «Почётный гражданин города Когалыма.
2.11. Организация личного приёма граждан Главой города Когалыма;
2.12. Обеспечение канцелярскими принадлежностями, необходимыми материалами, оборудованием и инвентарем сотрудников структурных подразделений Администрации города Когалыма, ведение учёта за их расходованием и составление установленной отчётности;
2.13. Организация работы по подготовке залов заседаний к проводимым заседаниям, совещаниям, встречам и другим мероприятиям.
2.14. Осуществление контроля за рациональным расходованием материалов.

3. Основные задачи

3.1. Основными задачами Управления являются:
3.1.1. Организация и координация деятельности за прохождением муниципальной службы.
3.1.2. Организация и методическое руководство профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации муниципальных служащих.
3.1.3. Формирование кадрового резерва для замещения должностей муниципальной службы.
3.1.4. Проведение аттестации, квалификационных экзаменов и конкурсов на замещение вакантных должностей.
3.1.5. Организация мероприятий по представлению сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами при поступлении на муниципальную службу и муниципальными служащими.
3.1.6. Оформление и ведение банка кадровой информации.
3.1.7. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Администрации города Когалыма по вопросам прохождения муниципальной службы.
3.1.8. Ведение воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, работающих в Администрации города Когалыма, в соответствии с федеральным законодательством;
3.1.9. Осуществление своевременного представления всех видов отчетности по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, работающих в Администрации города Когалыма;
3.1.10. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов в Администрации города Когалыма, организация и координация деятельности по рассмотрению обращений граждан в Администрацию города Когалыма.
3.1.11. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в архивный отдел Администрации города Когалыма.
3.1.12. Совершенствование форм и методов работы с документами;
3.1.13. Разработка и внедрение:
- нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения Администрации города Когалыма;
- прогрессивных технологий документационного обеспечения на базе применения вычислительной и организационной техники.
3.1.14. Дополнительное пенсионное обеспечение за выслугу лет лиц, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы.
3.1.15. Организация работы Общественной приёмной Главы города Когалыма.
3.1.16. Организация проведения совещаний.
3.1.17. Планирование, организация и контроль за обеспечением канцелярскими товарами.

4. Структура и штатная численность

4.1. Управление возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый распоряжением Администрации города Когалыма в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.2. В штат Управления наряду с начальником управления входят:
- заместитель начальника управления;
- заведующий хозяйственной службой;
- отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан;
- отдел муниципальной службы, кадров и организационных вопросов.
Структура Управления в графическом изображении изложена в приложении 4 к настоящему Положению.
4.3. Начальнику Управления подчиняются заместитель начальника Управления, заведующий хозяйственной службой, начальники и другие муниципальные служащие отделов, входящих в структуру Управления.
4.4. Штатная численность Управления определяется в соответствии с утвержденным распоряжением Администрации города Когалыма штатным расписанием.
4.5. Начальник Управления осуществляет организационно-координирующее руководство работой Управления. В период временного отсутствия начальника Управления (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его полномочия осуществляет заместитель начальника Управления в соответствии с должностной инструкцией.

5. Основные функции

5.1. Для решения поставленных задач Управление выполняет следующие функции:
5.1.1. Подготавливает предложения по реализации положений законодательства о муниципальной службе и вносит эти предложения на рассмотрение Главе города Когалыма;
5.1.2. Ведёт Перечень должностей муниципальной службы в Администрации города Когалыма;
5.1.3. Обеспечивает ведение Реестра муниципальных служащих в Администрации города Когалыма;
5.1.4. Осуществляет организационно-техническое обеспечение проведения квалификационных экзаменов, аттестации муниципальных служащих и оформляет их результаты, вносит в личные дела и другие документы муниципальных служащих;
5.1.5. Совместно с руководителями структурных подразделений Администрации города Когалыма осуществляет в установленном порядке подготовку и внесение предложений о назначении на должности, переводе и увольнении;
5.1.6. Осуществляет подготовку трудовых договоров с лицами, поступающими на работу в Администрацию города Когалыма, вносит в них изменения в соответствии с действующим законодательством;
5.1.7. Готовит распоряжения Администрации города Когалыма о приёме, переводе, увольнении, об отпусках, о командировках, поощрении и наказании, присвоении классных чинов муниципальным служащим, об установлении надбавок муниципальным служащим и работникам, осуществляющим техническое обеспечение, о выплате пособий;
5.1.8. Оформляет, хранит и выдает трудовые книжки, своевременно заносит в них необходимые данные (о переименованиях по работе, изменениях по должности, специальности, квалификации, фамилии, поощрениях и другие);
5.1.9. Формирует кадровый резерв для замещения должностей муниципальной службы. Организует проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв. Организует работу с кадровым резервом и его эффективное использование;
5.1.10. Организует предварительную сверку достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;
5.1.11. Осуществляет анализ уровня профессиональной подготовки муниципальных служащих;
5.1.12. Составляет ежегодные планы повышения квалификации и переподготовки на основе анализа потребностей с учетом заявок структурных подразделений Администрации города Когалыма, рекомендаций аттестационной комиссии, комиссии по формированию кадрового резерва на должности муниципальной службы. Организует обучение, переподготовку и повышение квалификации муниципальных служащих;
5.1.13. Разрабатывает и координирует реализацию программы развития муниципальной службы в Администрации города Когалыма;
5.1.14. Организует работу по сдаче муниципальными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой, установленных федеральным законодательством;
5.1.15. Обеспечивает соблюдение муниципальными служащими Администрации города Когалыма ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных федеральными законами;
5.1.16. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе;
5.1.17. Обеспечивает деятельность комиссии по урегулированию конфликта интересов Администрации города Когалыма;
5.1.18. Оказывает муниципальным служащим консультационную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения муниципальных служащих Администрации города Когалыма, а также с уведомлением представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры Российской Федерации о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо предоставления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
5.1.19. Обеспечивает реализацию муниципальными служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органным прокуратуры Российской Федерации обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
5.1.20. Организует проведение служебных проверок достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, и муниципальными служащими, соблюдения муниципальными служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении и урегулировании конфликта интересов;
5.1.21. Подготавливает в соответствии с компетенцией нормативные правовые акты о противодействии коррупции;
5.1.22. Обеспечивает обработку персональных данных сотрудников Администрации города Когалыма с помощью автоматизированной кадровой программы «1С-предприятие»;
5.1.23. Обеспечивает защиту персональных данных работников Администрации города Когалыма от утечки, хищения, утраты, подделки и другого несанкционированного доступа;
5.1.24. Оформляет и ведёт личные дела, карточки формы Т-2ГС и Т-2, обеспечивает их хранение;
5.1.25. Готовит и выдаёт справки по просьбам работников об их настоящей и прошлой трудовой деятельности;
5.1.26. Оформляет документацию на получение, выдачу и возврат медицинских страховых полисов.
5.1.27. Ведёт персонифицированный учёт работников Администрации города Когалыма в системе государственного пенсионного страхования, оформляет анкеты персонифицированного пенсионного учёта для получения страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, обеспечивает их выдачу;
5.1.28. Ведёт учёт работников пенсионного возраста и своевременно оформляет документы в связи с уходом на пенсию работников;
5.1.29. Принимает участие в разработке предложений по изменению штатного расписания Администрации города Когалыма и её структурных подразделений;
5.1.30. Консультирует работников по вопросам трудового законодательства, их правового положения, соблюдения льгот и ограничений, связанных с муниципальной службой;
5.1.31. Представляет в срок все виды отчётности и текущей информации (о численности, качественном составе кадров, государственных наградах);
5.1.32. Анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав кадров, других данных для использования в работе по улучшению качества работы Администрации города Когалыма;
5.1.33. Осуществляет контроль за соблюдением работниками Администрации города Когалыма трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
5.1.34. По вопросу дополнительного пенсионного обеспечения за выслугу лет лиц, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы:
- ведёт приём и обработку документов по назначению пенсии за выслугу лет;
- обеспечивает деятельность Комиссии по назначению, перерасчету и выплате пенсии за выслугу лет;
- подготавливает реестры получателей для осуществления выплаты пенсий;
5.1.35. Оформляет, учитывает и выдает служебные удостоверения работникам Администрации города Когалыма согласно установленному порядку;
5.1.36. Организует учёт и контроль за вручением государственных наград. Обеспечивает своевременную отчётность за вручение наградных материалов. Ведёт учёт награждённых лиц;
5.1.37. Анализирует работу, связанную с вопросами награждения;
5.1.38. Организует работу комиссии по предварительному рассмотрению наградных дел;
5.1.39. Готовит установленную документацию по кадрам и наградам и передает их в архив в соответствии с номенклатурой дел;
5.1.40. Обеспечивает подписку периодических печатных изданий;
5.1.41. Осуществляет приём, регистрацию и своевременное направление на рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой должностным лицам Администрации города Когалыма, в том числе переданной по специальным средствам связи;
5.1.42. Регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
5.1.43. Осуществляет своевременную обработку, доставку, рассылку и отправку корреспонденции должностным лицам и структурным подразделениям Администрации города Когалыма;
5.1.44. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов, поставленных на контроль и их правильным оформлением;
5.1.45. Осуществляет подготовку информации о ходе исполнения поставленных на контроль документов, предложений о снятии с контроля документов;
5.1.46. Осуществляет регистрацию постановлений, распоряжений Администрации города Когалыма;
5.1.47. Осуществляет контроль за разработкой бланков документов в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30 - 2003;
5.1.48. Организует работу по письменным обращениям граждан, а так же подготавливает ежеквартальную информацию в адрес Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры о количестве и характере обращений граждан, поступивших в Администрацию города Когалыма;
5.1.49. Осуществляет работу по созданию базы документов в электронном виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных;
5.1.50. Осуществляет разработку номенклатуры дел Администрации города Когалыма, учёт, хранение и оперативное использование законченных делопроизводством дел и документов, подготовку их к сдаче в архивный отдел Администрации города Когалыма в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству;
5.1.51. Разрабатывает (совместно с соответствующими структурными подразделениями Администрации города Когалыма) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами;
5.1.52. Обеспечивает организацию работы Общественной приёмной Главы города Когалыма: подготовка и утверждение графика дежурства, информирование населения о работе Общественной приёмной, учет и мониторинг обращений граждан;
5.1.53. Содействует повышению ответственности работников Администрации города Когалыма за исполнением распоряжений и поручений Главы города Когалыма и должностных лиц Администрации города Когалыма;
5.1.54. Обеспечивает получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения Администрации города Когалыма, ведёт учёт их расходования и составление установленной отчётности;
5.1.55. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг с предприятиями и организациями;
5.1.56. Осуществляет контроль за рациональным расходованием канцелярских принадлежностей, материалами, оборудованием и финансовыми средствами, выделяемые для данных целей;
5.1.57. Обеспечивает хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, заседаний Думы города Когалыма и других мероприятий;
5.1.58. Осуществляет организацию, регулирование, контроль и списание средств на представительские расходы.

6. Права и обязанности

6.1. В соответствии с возложенными на Управление задачами и для осуществления функций Управление имеет право:
- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений Администрации города Когалыма, необходимые для выполнения возложенных на Управление задач;
- в рамках компетенции Управления запрашивать от работников Администрации города Когалыма предоставления информации об исполнении документов, поручений и решений должностных лиц Администрации города Когалыма;
- в рамках проведения служебных проверок направлять в установленном порядке запросы в органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы (кроме федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение оперативно-розыскной деятельности), государственные органы субъектов Российской Федерации, территориальные органы федеральных государственных органов, органы местного самоуправления, на предприятия, в учреждения, организации и общественные объединения;
- проводить служебное расследование должностных проступков, запрашивать от служащих объяснения по вопросам соблюдения трудовой дисциплины;
- проводить проверки, запрашивать необходимые материалы и информировать Главу города Когалыма о состоянии дел в структурных подразделениях Администрации города Когалыма по кадровым вопросам;
- создавать комиссии по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Администрации города Когалыма по вопросам административно-хозяйственного обеспечения.
6.2. Работники Управления обязаны:
- соблюдать требования нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов города Когалыма, настоящего Положения;
- выполнять функции, входящие в компетенцию Управления;
- соблюдать правила хранения и порядок использования печатей, штампов и бланков;
- внимательно, корректно и вежливо осуществлять работу с гражданами;
- обеспечивать сохранность документации и соблюдать конфиденциальность информации, полученной при осуществлении функций, возложенных на Управление.

7. Ответственность

7.1. Работники Управления несут ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение своих должностных обязанностей, несоблюдение ограничений, предусмотренных для муниципальных служащих.
7.2. Начальник управления несёт персональную ответственность за выполнение задач, поставленных перед Управлением.
7.3. Работники Управления несут ответственность за:
- соблюдение законодательства Российской Федерации при подготовке документов;
- сохранение конфиденциальности информации;
- качественное и своевременное выполнение должностных обязанностей;
- соблюдение инструкции по делопроизводству.

8. Взаимоотношения (служебные связи)

Управление осуществляет взаимоотношения со всеми структурными подразделениями Администрации города Когалыма, органами государственной власти и органами местного самоуправления, муниципальными казенными предприятиями и учреждениями, а также с предприятиями и организациями города Когалыма в пределах своей компетенции.

9. Организация работы Управления

9.1. Управление в своей деятельности находится в непосредственном подчинении заместителя Главы города Когалыма, курирующего деятельность Управления.
9.2. Руководство Управлением осуществляет начальник управления, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города Когалыма по представлению заместителя Главы города Когалыма.
9.3. Начальник Управления определяет обязанности работников Управления, согласовывает их должностные инструкции и контролирует выполнение работниками возложенных на них должностных обязанностей;
9.4. Приём и увольнение работников Управления, применение мер дисциплинарного воздействия и материального поощрения к работникам Управления производится Главой города Когалыма по представлению начальника Управления.
9.5. Должностные инструкции работников Управления утверждает заместитель Главы города Когалыма, курирующий работу Управления.
9.6. Реорганизация и ликвидация Управления производится Главой города Когалыма в установленном законом порядке.