Официальный сайт
органов местного самоуправления
города Когалыма

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра

Основные задачи и функции архивного отдела

Основные задачи архивного отдела
Администрации города Когалыма


1. Обеспечение деятельности и проведение политики Администрации города Когалыма по вопросам управления архивным делом на территории города Когалыма.
2.Обеспечение сохранности, учёт, комплектование и использование архивных фондов и архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной и окружной собственности, иных архивных документов, находящихся на территории города Когалыма.




Функции архивного отдела

Администрации города Когалыма


Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
1. В области управления архивным делом на территории города Когалыма:
1.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.
1.2. Подготавливает предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе.
1.3. Информирует заместителя Главы города Когалыма, курирующего деятельность отдела о нарушениях законодательства в области архивного дела.
1.4. Представляет в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры планы, отчёты сведения, информацию.
1.5. Участвует в работе коллегии, совещаниях уполномоченного органа в области архивного дела.
1.6. В установленном порядке решает вопросы о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2. В области обеспечения сохранности и учёта архивных документов и архивных фондов:
2.1. Обеспечивает постоянное хранение архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью:
- архивных фондов и архивных документов, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в муниципальном архиве;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;
- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, фотодокументы, видеодокументы.
2.2. Обеспечивает временное хранение:
- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей, без образования юридического лица, в том числе банкротства, зарегистрированных на территории города Когалыма;
- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесённых к собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
2.3. Обеспечивает хранение архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:
- учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической работе;
- фотографий и других документов на различных видах носителей, отображающих историю города Когалыма;
- печатных, иллюстрированных и другие материалов, дополняющих фонды архива.
2.4. Осуществляет государственный учёт документов и предоставляет в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах.
2.5. Проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
2.6. Проверяет наличие и состояние архивных документов, хранящихся в отделе, и организует розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снимает в установленном порядке необнаруженные документы с учёта.
2.7. Контролирует техническое и физико-химическое состояние архивных документов, хранящихся в отделе, выявляет архивные документы с повреждениями материальных носителей и текстов.
2.8. Контролирует сохранность выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществляет мероприятия по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела.
2.9. Проводит рациональное размещение, топографирование и картонирование документов архивного фонда.
2.10. Составляет описи на дела постоянного хранения.
2.11. Вносит на рассмотрение Главе города Когалыма и заместителю Главы города Когалыма, курирующему деятельность отдела, предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, реализует принятые решения.
3. В области организации комплектования отдела архивными документами:
3.1. Представляет проект списка источников комплектования на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Решение экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о согласовании списка источников комплектования муниципального архива является основанием для его утверждения заместителем Главы города Когалыма, курирующим деятельность архивного отдела.
3.2. Составляет и реализует планы предоставления описей дел организаций города Когалыма - источников комплектования архива, планы-графики приёма-передачи документов на постоянное хранение.
3.3. Организует отбор и своевременную передачу в архив документов постоянного хранения организаций города Когалыма - источников комплектования архива.
3.4. Ведёт наблюдательное дело на каждую организацию города Когалыма - источник комплектования архива города Когалыма.
3.5. Проводит экспертизу ценности документов, своевременный отбор и выделение документов, с истёкшими сроками хранения, к уничтожению.
3.6. Выявляет владельцев личных фондов, документы которых, представляют интерес для истории города Когалыма.
3.7. Проводит в пределах своей компетенции, совместно с собственником или владельцем архивных документов, экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями.
3.8. Осуществляет отбор исторически значимых фотодокументов и принимает их на хранение в отдел.
3.9. Проводит паспортизацию ведомственных архивов, муниципальных музеев, библиотек.
4. В области создания и развития системы научно-справочного аппарата к архивным документам и архивным фондам:
4.1. Проводит работу по анализу, созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к архивным документам с учётом годовых планов работы отдела.
4.2. Осуществляет категорирование архивных фондов.
4.3. Проводит работу по научному описанию архивных документов, хранящихся в отделе, усовершенствованию и переработке описей.
4.4. Осуществляет тематическую разработку документов архивных фондов, ведёт систематические и другие каталоги.
4.5. Ведёт автоматизированную тематическую базу данных «Картотека управленческой документации».
4.6. Ведёт учётную базу данных «Архивный фонд 4.1».
5. Функции в области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования отдела в реализации их полномочий по хранению, комплектованию, учёте документов:
5.1. Проводит семинары, консультации по вопросам организации работы с документами, в пределах своей компетенции.
5.2. Принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
5.3. Рассматривает и готовит к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования отдела; акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, номенклатуры дел.
5.4. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи.
6. В области организации использования архивных документов:
6.1. Информирует граждан, органы государственной власти и местного самоуправления, муниципальные учреждения, предприятия, общественные объединения, иные организации о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством.
6.2.Организует и проводит приём и рассмотрение запросов юридических и физических лиц, в пределах своей компетенции.
6.3. Исполняет тематические запросы и запросы социально-правового характера.
6.4. Выдаёт архивные копии, выписки, справки социально-правового и тематического характера в установленные сроки.
6.5. Организует работу пользователей с документами, находящимися на хранении в отделе, в соответствии с законодательством.
6.6. Организует подготовку материалов для средств массовой информации и публикаций в периодических изданиях, в пределах своей компетенции.
6.7. Проводит документальные выставки, экскурсии по архивохранилищам, готовит тематические подборки документов, в пределах своей компетенции.
6.8. Ведёт учёт и анализирует эффективность использования документов отдела.
7. В области работы с документами по личному составу:
7.1. Оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям при передаче документов по личному составу в архив.
7.2. Согласовывает с экспертной комиссией Администрации города Когалыма описи дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования отдела.
7.3. Принимает в упорядоченном состоянии с соответствующим научно - справочным аппаратом на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и вышестоящих организаций. При приёме документов проводит проверку физического, санитарно - гигиенического, технического состояния документов.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
8. Разрабатывает и представляет:
- в установленном порядке предложения к проекту бюджета города Когалыма о расходах на содержание отдела;
- в установленном порядке предложения о расходах субвенций, выделенных из окружного бюджета на выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры».